Project startup

"Het begin is de helft van het geheel"

Hesiodos

U wilt niet alleen energiek beginnen....

Projecten stranden – na een enthousiast begin – vaak door onduidelijke doelen, spanningsvolle rolverdelingen, strijdige belangen of onvoldoende oog voor de complexiteit van de samenwerking. Soms is er onvoldoende sturingskracht en ontstaan er eilandjes. Het projectplan is goed doordacht, maar in de samenwerking in de praktijk lopen we elkaar toch mis. We krijgen iets wat niet beoogd was en niet alle improvisaties werken goed uit.
Tijdens de startup lopen we de kritische aspecten van het project stevig met elkaar door. We brengen conflicten aan het licht en lossen ze op. We zorgen ervoor dat we elkaars behoeften snappen en erkennen. We vertellen precies wat we van elkaar nodig hebben en wat we leveren. En we leren elkaar kennen.

Start ná de voorbereiding

De basis van een PSU is een goedgekeurd projectplan. Door samen het project in zijn consequenties te analyseren, kansen en risico’s te delen, expliciet te benoemen wat de spelers van elkaar nodig hebben en conflicten op te lossen, ontstaat er een succesvolle samenwerking.

Drie doelen

Vier opbrengsten

Omvang

De inzet van een PSU kan variëren. Voor een eenvoudig project kan volstaan worden met een aftrap van een dag of zelfs een dagdeel. Voor een complex project zijn meerdere dagen nodig. In zeer complexe projecten worden voor de deelprojecten aparte PSU’s georganiseerd. De omvang wordt bepaald door wat er nodig is om alle praktische puzzels en problemen op te kunnen lossen tijdens de workshop (eventueel met hulp van de thuisorganisaties) en om voldoende tijd met elkaar door te brengen om de oplossingen te verwerken in het plan. Niemand komt weg met vage beloftes; het is boter bij de vis. Het gezamenlijk werken aan het plan en de eigen rol daarin erkend zien worden levert een sterke drive op om er met elkaar iets van te maken.

Voorbereiding

De basis voor een PSU is een goedgekeurd projectplan met tijdsplanning. Een PSU wordt gedegen voorbereid, waarbij in grote lijnen aan de orde komen: de project situatie (analyse van de aanleiding, de context, de gestelde doelen en het projectplan), de projectcomplexiteit (aantal partijen, hebben zij eerder samengewerkt, politieke context), project uitdagingen (alle identificeerbare zorgen over het project die het succes kunnen beïnvloeden) en mogelijke maatregelen om de zorgen op te pakken (inclusief nazorg). Tijdens de voorbereiding worden gesprekken gevoerd met de opdrachtgever en belangrijke spelers in het project. Ook wordt de ondersteuning voor de deelnemers aan de workshop geregeld. De voorbereiding levert een gedetailleerd programma op voor de PSU-workshop en een informatief rapport waarin alle zorgen, claims en issues bij elkaar zijn gebracht.

De workshop

Na de voorbereiding worden tijdens een workshop met de deelnemers aan het project, het projectplan en de onderlinge bijdragen, alsmede de communicatie en de sturing voorbereid. Hierbij is het belangrijk om het project te visualiseren, overzicht van het project en zijn bedoeling te creëren en inzicht te krijgen in elkaars bijdragen en behoeften. Op basis van de inbreng uit de voorbereiding en wat er tijdens de workshop naar voren komt, bepalen de deelnemers met elkaar waar de aandachtspunten liggen en welke wijzigingen nog van belang zijn. Tijdens de PSU worden de noodzakelijke veranderingen doorgevoerd in het projectplan. De workshop wordt uitgevoerd op basis van een gedetailleerd programma waarin alle aandachtspunten, conflicten en benodigde opbrengsten zijn opgenomen. Alles komt tijdens de workshop ter sprake en alles wordt tijdens de workshop opgelost.

Nazorg

Al tijdens de voorbereiding wordt nagedacht over de nazorg. Deze wordt aangescherpt tijdens de workshop. Tijdens de workshop komen er meestal zaken naar voren die nog enige verwerkingstijd nodig hebben. Dit is dan meestal een kort proces dat nog moet worden doorlopen. Hoewel alle problemen in principe worden opgelost tijdens de workshop kan het een enkele keer voorkomen dat dit echt niet lukt. In dat geval is er tijdens de workshop een proces gedefinieerd dat ervoor zorgt dat het na de PSU wordt opgelost, inclusief een tijdpad. De nazorg bestaat dan uit ervoor zorgen dat dit proces daadwerkelijk plaatsvindt en tot een oplossing leidt waarover de deelnemers worden geïnformeerd. Daarnaast is het soms zinvol om na enige tijd – als er veranderingen zijn opgetreden, of er zijn nieuwe mensen aangetreden – bij elkaar te komen en elkaar te vertellen wat er goed loopt en waar er nog wat kan verbeteren.

Wat is het resultaat

Een PSU produceert een team dat alert is, snapt wat nodig is voor succes, inzicht heeft in de te vermijden faalfactoren en kan en wil bijdragen aan het optimaal uitvoeren van het project.

Het team kijkt uit naar een goede samenwerking en het vieren van het eindresultaat.

De projecteider staat stevig in zijn rol.

Praktische informatie

Voor welk soort project is een PSU geschikt?

Een PSU is geschikt voor elk project. Voor een eenvoudig project is het voldoende om met elkaar een Kick off te organiseren waarin het project nog eens wordt doorgelopen en de doelen, mogelijke obstakels en aanpak kort worden besproken. In eenvoudige projecten is een belletje naar elkaar vaak voldoende om de voortgang er weer in te krijgen. Wel blijft ook bij kleine projecten van belang dat er voldoende urgentie (dus een deadline) wordt gecreëerd om te voorkomen dat ook een eenvoudige project toch gaat slepen.

Een formele PSU is vooral van belang voor projecten met meerdere spelers, waarin vele belangen kunnen botsen en waarbij onderlinge afstemming en communicatie van groot belang zijn. Als er in complexe projecten zaken fout lopen, lopen ze vaak fout op meerdere vlakken. Er komen dan effecten bij die voortkomen uit de samenhang van activiteiten (emergente effecten) en die kunnen onverwachts en groot zijn. Daardoor staat falen nooit op zichzelf en gelukkig succes ook niet (daarom doen we een PSU).

Wat is het belang van de voorbereiding?

Tijdens de voorbereiding spreken we alle belanghebbenden die een rol spelen in het succes of het falen van het project. Zij leggen niet alleen hun zorgen op tafel, maar ook hun claims en issues. Soms vraagt dit meteen om reactie, maar vaker komen zaken op tafel die de spelers tijdens de PSU met elkaar moeten en kunnen oplossen. Het resultaat van deze gesprekken wordt onverkort opgeschreven en uiteindelijk ter kennisneming van een ieder gebracht. Daarmee ontstaat een open sfeer waarbij alle aspecten die relevant zijn voor het project op tafel komen te liggen.

Wie nemen deel aan de PSU?

Deelname aan de PSU is beperkt tot de mensen die van belang zijn voor de uitvoering van het project. Niemand wordt uitgenodigd vanwege zijn positie. Meestal betekent dit dat er geen directeuren aanwezig zijn tijdens een PSU. Wel zijn aanwezig de diverse projectrollen en experts (financiën, planning, e.d.). Deze mensen zijn gemandateerd door hun leidinggevende om hun rol in het project te spelen en daarin professionele beslissingen te nemen. Alle inspanning in de PSU is gericht op het optimaal realiseren van het project. Tijdens de PSU wordt een ieder bevraagd op zijn bijdrage en behoeftes. Daarbij is iedereen gelijkwaardig. Een probleem van één van de deelnemers wordt op deze manier een probleem van het gehele projectteam. De opdrachtgever (eventueel in aanwezigheid van enkele directeuren) is normaliter 15 minuten bij het begin aanwezig om zijn verwachtingen te delen. Dit wordt met hem of haar voorbereid door de procesbegeleider. Hij hoort aan het eind hoe de professionals het project in elkaar hebben gezet.

Kosten

De kosten van een PSU variëren van ongeveer 2.000 euro voor een heel eenvoudig project tot 50.000 euro of meer voor een complex project met een flink aantal spelers, waarbij er meerdere dagen met elkaar wordt gewerkt. Vanzelfsprekend kunnen deze kosten oplopen indien het project of het programma bestaat uit meerdere onderdelen die apart moeten worden opgezet.